Se lavori come dipendente, collaboratore o consulente, ti sarà capitato almeno una volta di anticipare spese di viaggiousando la tua carta personale. Voli, hotel, taxi, pasti… e poi l’incognita:
“Me li rimborseranno? E se la mia spesa non viene approvata?”
In questo articolo ti spiego in modo pratico e chiaro come farsi rimborsare correttamente i viaggi di lavoro pagati con una carta personale, evitando errori, brutte sorprese e costi a tuo carico.
🎯 Quando si usano le carte personali per viaggi aziendali?
Le carte personali vengono usate in diversi casi:
- non hai una carta aziendale (frequente per freelance, nuovi assunti, trasfertisti saltuari),
- l’azienda non ha sistemi centralizzati di prenotazione (es. Egencia, BizTravel, etc.),
- devi fare una spesa urgente o fuori orario (es. rientro anticipato, volo perso),
- l’azienda rimborserà le spese su nota spese, ma non anticipa nulla.
🧾 Cosa serve per ottenere il rimborso?
Per ottenere un rimborso veloce e senza contestazioni, assicurati di:
1. Avere l’approvazione preventiva
Anche se ti fidi del tuo capo, è sempre meglio avere uno scambio scritto (email, chat aziendale) che confermi l’ok alla spesa.
2. Conservare ricevute, scontrini e fatture
Serve tutto: ricevute digitali, email di conferma, ticket cartacei, scontrini fiscali. La mancanza di documentazione è il primo motivo di rifiuto del rimborso.
3. Indicare la causale e i dettagli del viaggio
Nella nota spese specifica:
- Data del viaggio
- Destinazione
- Motivo (riunione, visita cliente, evento)
- Chi ha autorizzato
- Allegati (ricevute PDF o JPG)
4. Rispetto delle policy aziendali
Ogni azienda ha regole diverse su: limiti di spesa, tipologie rimborsabili, classi di viaggio (es. economy obbligatoria), hotel convenzionati, ecc.
Se spendi di più senza giustificazione, potresti non ricevere il rimborso completo.
💸 Cosa succede se la carta è intestata a un familiare?
Se usi una carta intestata a un parente (es. genitore, coniuge), tecnicamente la spesa non è intestata a te, e l’azienda può rifiutare il rimborso.
In questi casi è fondamentale che:
- la ricevuta indichi il tuo nome (es. sul biglietto aereo o prenotazione hotel),
- l’IBAN per il rimborso sia intestato a te,
- tu abbia fatto la spesa per conto dell’azienda, con prova scritta.
🔐 Cosa dice la legge italiana?
Non esiste una legge che obblighi le aziende a rimborsare spese anticipate dal lavoratore. Ma:
- il Codice Civile (art. 1720) stabilisce che chi agisce nell’interesse di un altro ha diritto a essere rimborsato, se può provare la necessità e l’utilità dell’azione;
- il lavoratore subordinato ha diritto al rimborso spese se autorizzato a viaggiare;
- nel caso di consulenti, collaboratori o freelance, tutto dipende dal contratto e dagli accordi scritti.
💡 Cosa fare se non ti rimborsano?
- Parlane con l’ufficio HR o amministrazione
Chiedi un chiarimento formale e spiega perché la spesa era necessaria. - Mostra tutta la documentazione
Più sei preciso, meno appigli avranno per dirti no. - In ultima istanza, rivolgiti a un sindacato o legale
Questo vale solo se l’importo è rilevante o il comportamento è scorretto.
🚀 3 consigli pratici per non perdere soldi
- Chiedi sempre prima: un messaggio scritto vale più di mille parole.
- Usa una carta intestata a te, meglio se tracciabile (es. Postepay nominativa).
- Fai la nota spese il prima possibile, con tutte le prove a portata di mano.
📚 Articoli utili
- 👉 Come contestare un addebito sulla tua carta
- 👉 Commissioni di servizio: quando sono lecite?
- 👉 Postepay e viaggi: si può usare all’estero?
🔎 In sintesi
Anticipare le spese di viaggio con una carta personale è comune, ma non senza rischi.
Basta poco per farsi rimborsare in modo corretto: organizzazione, prove scritte, e rispetto delle policy aziendali.
E se qualcosa va storto, hai tutto il diritto di contestare.