Quando ho visto un addebito di 12,50 € sulla mia carta dopo una prenotazione su Egencia, pensavo fosse un errore. Il volo era già stato pagato, e non c’erano extra da aggiungere.
In realtĂ , si trattava di una “Service Fee”: una commissione applicata automaticamente dalla piattaforma. In questo articolo ti spiego perchĂ© succede, come verificarla e come evitare brutte sorprese.
💼 Caso reale: “Mi hanno addebitato 12,50 € di fee senza spiegazioni”
Un consulente freelance che collabora con diverse aziende, ha prenotato un hotel a Milano tramite Egencia su incarico di un cliente. Sul conto della sua carta personale ha trovato un addebito da 12,50 euro con causale “Egencia Service Fee”. L’azienda non l’aveva menzionato e inizialmente ha rifiutato di rimborsarlo. Solo dopo aver fornito la ricevuta dettagliata, ha ottenuto il rimborso completo.
Questo esempio reale (e molto comune) mostra quanto sia importante sapere in anticipo che alcune fee non sono visibili nel prezzo iniziale, ma compaiono poi come voce separata.
🔍 Cos’è Egencia e perché può addebitare commissioni
Egencia è una piattaforma usata da aziende e professionisti per organizzare i viaggi di lavoro. Offre:
- prenotazione di voli, hotel, treni e auto a noleggio;
- assistenza 24/7;
- gestione centralizzata dei costi.
Tuttavia, a differenza di portali come Booking o Skyscanner, Egencia può addebitare fee di servizio, specialmente se usi l’assistenza o fai modifiche alla prenotazione.
💳 Quali sono le fee che Egencia può addebitare?
| Tipo di Fee | Descrizione | Quando si applica |
|---|---|---|
| Service Fee | Commissione per l’uso del portale | Quasi sempre su voli, hotel o auto |
| Assistance Fee | Supporto da operatori umani | Se prenoti o cambi qualcosa via call center |
| Change/Cancellation Fee | Costo per modifiche o cancellazioni | Quando modifichi date, nomi o servizi |
| Corporate Travel Fee | Costo extra deciso a livello aziendale | In base al contratto dell’azienda con Egencia |
âś… Alcune fee sono invisibili nel riepilogo iniziale, ma appaiono successivamente sulla carta o nella fattura dettagliata.
🏢 Come funzionano le policy aziendali sulle fee?
Non tutte le aziende gestiscono le fee Egencia allo stesso modo:
- Alcune le assorbono direttamente (cioè il dipendente non se ne accorge).
- Altre le addebitano al viaggiatore, che poi deve inserirle a parte nel report spese.
- In alcuni casi, le fee non vengono rimborsate se la prenotazione non rispetta la policy (ad esempio se è fuori budget o prenotata troppo tardi).
đź“Ś Consiglio: prima di prenotare, chiedi al tuo ufficio amministrativo se le fee Egencia vengono rimborsate automaticamente o vanno indicate come spesa separata.
âť“ Cosa fare se non riconosci la fee o non ti viene rimborsata
- Controlla il dettaglio della ricevuta Egencia (via email o portale).
- Verifica la causale dell’addebito sulla tua carta (es. “EGENCIA SERVICE FEE”).
- Contatta il supporto Egencia: ti forniscono un PDF dettagliato della prenotazione.
- Se hai usato una carta personale per lavoro, richiedi un rimborso allegando la ricevuta completa.
- Se l’addebito ti sembra scorretto, puoi anche contattare la tua banca o l’ente emittente della carta per assistenza.
đź“š In sintesi
- Le fee di Egencia sono legittime, ma spesso poco trasparenti.
- Possono variare in base al tipo di servizio e alle condizioni contrattuali tra Egencia e l’azienda.
- Se viaggi per lavoro con carta personale, è importante documentare tutto per ottenere il rimborso.
đź”— Articoli utili sul tema
- 👉 Come contestare un addebito su Postepay
- 👉 Viaggi di lavoro e carte personali: come farsi rimborsare
- 👉 Commissioni di servizio: quando sono lecite?
âť“ FAQ
Egencia può addebitare fee anche se ho già pagato il volo o l’hotel?
Sì, perché la commissione è separata dal costo del servizio turistico: è il “costo per usare la piattaforma”.
Posso evitare le fee Egencia?
Solo se la tua azienda ha un contratto che le assorbe. In caso contrario, vengono applicate in automatico.
Cosa fare se la fee non viene rimborsata?
Richiedi un rimborso formale con ricevuta, oppure parla con il referente aziendale dei viaggi. Se il pagamento è tuo, valuta una contestazione alla banca.