I pagamenti PCard (Purchasing Card) sono una soluzione usata da aziende, enti pubblici e università per gestire le spese in modo più semplice e sicuro. Ma cosa sono esattamente? E cosa li rende diversi da una normale carta di credito aziendale?
PCard: la carta aziendale intelligente
Una PCard è una carta prepagata o di credito assegnata a un dipendente per effettuare acquisti legati all’attività lavorativa. L’obiettivo è semplificare l’acquisto di beni e servizi, eliminando passaggi burocratici inutili.
Con una PCard si possono comprare:
- cancelleria, attrezzature e materiali tecnici;
- abbonamenti a software o servizi online;
- viaggi e spese di rappresentanza (se autorizzati).
Perché le aziende usano le PCard
I vantaggi sono evidenti:
- ✅ Risparmio di tempo: niente ordini cartacei, approvazioni lente o fatture da processare a mano.
- ✅ Controllo totale: ogni carta ha limiti di spesa, categorie consentite e un elenco di fornitori pre-approvati.
- ✅ Tracciabilità immediata: tutte le spese sono registrate e consultabili in tempo reale.
In pratica, si riducono errori, frodi e perdite di tempo, migliorando l’efficienza interna.
Differenza tra PCard e carta aziendale classica
Anche se sembrano simili, ci sono alcune differenze importanti:
| Caratteristica | PCard | Carta aziendale tradizionale |
|---|---|---|
| Uso previsto | Acquisti operativi | Spese generiche (es. viaggi) |
| Limiti e controlli | Più rigidi e personalizzabili | Più ampi, meno dettagliati |
| Tracciabilità | Alta (anche per categoria) | Standard |
| Coinvolgimento dell’ufficio acquisti | Ridotto (più autonomia) | Maggiore |
Un esempio concreto
Immagina Mario, tecnico di laboratorio in un’università. Deve comprare reagenti e piccoli strumenti per un esperimento. Con la PCard dell’ateneo, può acquistare direttamente online senza dover chiedere ogni volta l’approvazione formale dell’ufficio acquisti. Tutto resta tracciato e controllato, ma senza perdita di tempo.
Come si gestiscono le spese PCard in contabilità?
Dal punto di vista contabile, i pagamenti con PCard sono perfettamente tracciabili e possono essere integrati nei software di gestione aziendale. Ogni spesa effettuata con la carta è associata a:
- un codice identificativo del dipendente;
- la categoria merceologica dell’acquisto;
- la data e l’importo;
- il fornitore.
Le aziende possono:
- importare automaticamente i movimenti nei sistemi contabili;
- associare le spese a centri di costo o progetti specifici;
- archiviare le ricevute in formato digitale (es. PDF o foto della fattura).
Detrazione IVA e deducibilità
Se la PCard è usata per acquisti con fattura intestata all’azienda, è possibile scaricare l’IVA e dedurre i costi secondo le regole fiscali in vigore.
In caso contrario (es. ricevute senza intestazione o spese personali), l’importo non è deducibile e può essere contestato in sede di verifica.
Pagamenti PCard: sicuri o rischiosi?
Molti si chiedono: è sicuro dare una carta ai dipendenti?
Sì, perché le PCard:
- hanno limiti di spesa mensili;
- possono essere bloccate in qualsiasi momento;
- sono tracciabili in tempo reale;
- permettono la rendicontazione automatica delle spese.
E se un dipendente spende dove non dovrebbe? Il sistema lo blocca o segnala l’anomalia.
Conclusione
I pagamenti PCard rappresentano una soluzione moderna per chi gestisce molte piccole spese ogni mese. Più efficienza, meno burocrazia e un controllo più intelligente delle uscite. Se lavori in un ente pubblico o in una grande azienda, potresti già utilizzarle senza saperlo. E se gestisci un’attività, potrebbe essere uno strumento utile anche per te.